Sebuah data Tabel Database dapat memiliki beberapa atribut atau biasa disebut Field. Misalnya Data Pasien memiliki atribut Nama, Alamat, Tanggal Lahir, Umur. Setiap field menyimpan data yang berbeda-beda. Misalnya Nama dan Alamat menyimpan daya berupa Huruf atau teks, Tanggal Lahir menyimpan data berupa tanggal, dan field umur menyimpan data berupa angka. Karena itu, kita harus mengetahui tipe data yang digunakan untuk membuat sebuat tabel Database dengan menggunakan MS Acces.
Type data yang digunakan untuk membuat table Databse dengan menggunakan Microsoft Access 2010 adalah sebagai berikut:
1. Text, yaitu data yang bisa diisi dengan nilai kombinasi antara text dan number, dengan maximum karakter sebanyak 255 karakter.
2. Memo, sama saja dengan jenis Text, hanya saja memiliki jumlah karakter maksimum yang lebih banyak, yaitu 63,999 karakter.
3. Number, yaitu data dengan jenis number (angka) yang digunakan untuk kalkulasi matematika dan keperluan lainnya. Umumnya number ini terdiri dari 1, 2, 4 dan 8 bytes data. Khusus untuk number jenis Replication ID mempunyai 16 bytes data. Silahkan pelajari table berikut ini untuk lebih jelasnya:
| Jenis | Keterangan | Jumlah desimal | Ukuran |
| Byte | Terdiri dari angka 0 s/d 255 (tidak ada pecahan). | Tidak ada | 1 byte |
| Decimal | Untuk jenis decimal, dibagi lagi menjadi dua macam:
* Terdiri dari angka -10^38 -1 s/d 10^38 -1 (untuk SQL Server Database) * Terdiri dari angka -10^28 -1 s/d 10^28 -1 (untuk Ms Access Database) |
28 | 12bytes |
| Integer | Terdiri dari angka –32,768 s/d 32,767 (tidak ada pecahan). | Tidak ada | 2 bytes |
| Long Integer | Terdiri dari angka –2,147,483,648 s/d 2,147,483,647 (tidak ada pecahan). Long integer ini merupakan pilihan default ketika jenis number dipilih sebagai data type suatu field. | Tidak ada | 4 bytes |
| Single | Terdiri dari angka –3.402823E38 s/d
–1.401298E–45 untuk bilangan negatif dan dari 1.401298E–45 s/d 3.402823E38 untuk bilangan positif dan bilangan 0. |
7 | 4 bytes |
| Double | Terdiri dari angka
–1.79769313486231E308 s/d –4.94065645841247E–324 untuk bilangan negatif dan dari 1.79769313486231E308 s/d 4.94065645841247E–324 untuk bilangan positif dan bilangan 0. |
15 | 8 bytes |
| Replication ID | Globally unique identifier (GUID), yaitu jenis number yang mempunyai format {xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx} dimana masing-masing x merupakan bilangan hexa decimal dari 0 s/d F. Misalnya {003A84CF-96E2-40D8-9023-04324F208C2A}. Replication ID ini umumnya digunakan untuk jenis field AutoNumber pada database replikasi (tiruan). | Tidak ada | 16 bytes |
4. Date/Time, yaitu data dengan jenis tanggal, waktu atau penggabungan dari tanggal dan waktu.
5. Currency, yaitu data dengan jenis number, hanya saja pada awal angka selalu disertakan symbol currency default sesuai dengan regional setting yang digunakan, misalnya Rp, $, dll. Currency dapat menggunakan angka dengan 15 digit dibelakang desimal dan 4 digit sesudah desimal.
6. AutoNumber, yaitu data yang tidak dapat kita isi secara manual melainkan ia terisi secara otomatis oleh Access, baik secara menjumlah ataupun random (acak).
7. Yes/No, yaitu data dengan jenis hanya 2 pillihan yaitu Yes (-1 atau True) atau No (0 atau False). Format yang tersedia adalah : Yes/No, True/False, dan On/Off.
8. OLE Object, yaitu data yang diambil dari system OLE seperti Microsoft Excel spreadsheet, Microsoft Word document, graphics, sounds, atau data-data biner lainnya baik yang dilink ataupun dimasukkan secara permanen (embedded) kedalam table Microsoft Access.
9. Hyperlink, yaitu type data yang digunakan untuk menyimpan alamat internet atau file yang ditunjukkan melalui alamat URL.
10. Attachment, yaitu data type yang digunakan untuk menyimpan attachment file yang berformat apa saja (bebas, bisa file gambar, file suara, dll).
Selain 10 data type diatas, ada dua fasilitas tambahan khusus untuk field di dalam Microsoft Access, yakni:
5. Currency, yaitu data dengan jenis number, hanya saja pada awal angka selalu disertakan symbol currency default sesuai dengan regional setting yang digunakan, misalnya Rp, $, dll. Currency dapat menggunakan angka dengan 15 digit dibelakang desimal dan 4 digit sesudah desimal.
6. AutoNumber, yaitu data yang tidak dapat kita isi secara manual melainkan ia terisi secara otomatis oleh Access, baik secara menjumlah ataupun random (acak).
7. Yes/No, yaitu data dengan jenis hanya 2 pillihan yaitu Yes (-1 atau True) atau No (0 atau False). Format yang tersedia adalah : Yes/No, True/False, dan On/Off.
8. OLE Object, yaitu data yang diambil dari system OLE seperti Microsoft Excel spreadsheet, Microsoft Word document, graphics, sounds, atau data-data biner lainnya baik yang dilink ataupun dimasukkan secara permanen (embedded) kedalam table Microsoft Access.
9. Hyperlink, yaitu type data yang digunakan untuk menyimpan alamat internet atau file yang ditunjukkan melalui alamat URL.
10. Attachment, yaitu data type yang digunakan untuk menyimpan attachment file yang berformat apa saja (bebas, bisa file gambar, file suara, dll).
Selain 10 data type diatas, ada dua fasilitas tambahan khusus untuk field di dalam Microsoft Access, yakni:
- Calculated, yaitu fasilitas yang berguna untuk menghitung operasi matematika antara field yang satu dengan field yang lainnya. Misalnya, kita bisa menjumlahkan field A dengan field B, dll.
- Lookup Wizards, yaitu fasilitas combo box (list) yang dibuat secara wizard sehingga kita dapat memilih (lookup) suatu data dari daftar pada table lainnya.